México.- De acuerdo con una de las más prestigiadas instituciones de educación en el mundo, la Universidad de Harvard, más de 750 millones de personas en el mundo utilizan la herramienta de cálculo Excel.
Excel es una hoja de cálculo integrada a Microsoft Office que te permite realizar operaciones con números y fórmulas organizados en una cuadrícula. Se pueden hacer desde operaciones sencillas como sumas hasta presupuestos, puedes diseñar facturas, generar gráficas estadísticas, crear bases de datos, cálculos de préstamos hipotecarios y muchas cosas más.
Sin embargo, Harvard Business Review considera que debes conocer estas diez funciones de la herramienta Excel para tener una mayor productividad y ahorrar tiempo en tus labores, lo que puede marcar la diferencia.
Este es el decálogo de funciones que debes conocer de acuerdo con Harvard Negocios:
1.- Función Pegado especial (Ctr+C) (Ctrl+Alt+V) (Alt+E+S+V)
Excel te da la posibilidad de copiar toda la información de una selección de celdas y pegarla en otras celdas especificadas, pero también puedes utilizar la opción “pegado especial”. Esta función sirve para que puedas elijas qué elementos copias y cuáles no de tal forma que descartas información no deseada. Cuando copies lo que hay contenido en tu celda (Ctr+C) pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que quieres copiar. Con el comando Alt+E+S+V puedes pegar esos elementos o usar el menú desplegable en las pestañas y elegir la opción de pegar en el cuadro de diálogo.
2.- Insertar varias filas (Ctrl, shift, +)
Cuando necesitas añadir varias filas de una sola vez a una tabla para evitar hacerlo de una por una porque no es muy práctico, esta función agiliza la tarea. La ejecutas usando el atajo del teclado (Ctrl, shift, +) así seleccionas el número de filas que quieres agregar y haces clic en el botón derecho para insertarlas o puedes usar el comando “Insertar filas de hoja”, ya que selecciones antes las filas que quieres agregar.
3.- Relleno rápido (CTRL + E)
La función Relleno rápido o “Flash Fill” puede usarse en diferentes situaciones, representa un ahorro de tiempo significativo cuando debes ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa, es un método muy útil.
El sistema le permite a Excel aprender sobre el trabajo que haces e identifica patrones para completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente.
Lo puedes ejecutar pulsando Ctrl + E o vas a la pestaña de “Datos” y activar “Relleno Rápido“.
Si no te aparece la opción, acude en “Avanzado” y -“Relleno Rápido Automático“.
4.- Índice y coincidir
Estas funciones juntas pueden realizar búsquedas complejas. Cuando se usan por separado no son tan interesantes, pero al combinarlas permiten extraer datos y valores específicos que necesitas de grandes hojas de cálculo. De esta manera una tarea que regularmente es tediosa resultará más rápida y sencilla. Este método requiere un poco más de paciencia para aprenderlo, pero te agilizará mucho el trabajo en el futuro.
Lo puedes ejecutar así:
Vas a “Índice” de sus dos opciones “matricial” y “de referencia” la primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas.
“Coincidir” (valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.
5.- Suma rápida
Esta pudo haber sido una de las primeras funciones que hayas aprendido de Excel, sumar una fila o una columna, pero, ¿sabías que puedes seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos?
Lo puedes ejecutar seleccionando la celda y haciendo clic en Ctrl + Shift + = para activar la función que es el equivalente a “Autosuma”.
6.- CTRL Z / CTRL Y
Seguramente ya sabes que Ctrl + Z se usa para revertir errores en muchos programas, pero también existe otra opción para recuperar lo borrado: Ctrl + Y
Es muy fácil usarlo si quieres revertir un error que eliminaste con CTRL Z… solo pulsa Ctrl + Y para revertirlo.
7.- Eliminar
duplicados
Sirve para eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos dispuestos
en Excel. Harvard Business Review recomienda poner en otra hoja lo que deseas
borrar y el sistema deja por default el primer valor que aparece en la tabla.
Lo ejecutas seleccionando la tabla. Ve a la pestaña “Datos” de Excel y haz clic en “Quitar Duplicados”, el programa te preguntará a qué columna le aplicarás ese cambio.
8.- Congelar paneles
Con esta función puedes contrastar datos que tienes en otra
hoja de cálculo, así, cuando navegues
por la pantalla podrás ver los datos sin complicaciones.
Lo ejecutas eligiendo la parte de la
hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú “vista” o “visualización”. Después “inmovilizar fila superior” e
“inmovilizar columna”, así
haces clic en lo que quieras congelar para tenerlo en la pantalla presente.
9.- Función (F4)
F4 tiene dos funciones específicas: crea una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente.
Lo ejecutas solo pulsando F4 cuando quieras hacer una de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción.
Si presionas la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de posibles referencias.
10- Ctrl + flechas
Esta opción permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual y es bastante útil cuando se trata de una gran cantidad de datos.
Lo ejecutas con Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplázate por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos rápidamente.
